Bantu pembaca - menyusun pemikiran Anda dalam bentuk piramida
Dalam mempersiapkan dokumen, banyak yang mewakili kontennya di masa depan, tetapi tidak memiliki rencana konkret - apa yang harus dikatakan dan bagaimana merumuskannya. Mereka baru mulai menulis, berharap struktur itu akan muncul dengan sendirinya. Hasilnya adalah narasi tak menentu yang harus dipahami pembaca.
Alasan lebih suka memesan. Dia bahkan mengatur data acak dalam urutan tertentu.
Contoh. Orang-orang Yunani kuno melihat dalam kluster bintang tokoh-tokoh binatang, bukannya titik-titik bebas.
Saat membaca, seseorang secara otomatis mencoba mengatur informasi dalam bentuk piramida, yang dasarnya adalah pembenaran dan argumen yang membenarkan kesimpulan. Dalam bentuk ini, pembaca lebih mudah "mencerna" informasi.
Contoh. “Kursi-kursinya dingin. Saya hampir bertengkar. Italia kalah. Itu adalah pertandingan sepak bola yang sangat mengerikan. ” "Cerita" seperti itu sangat tidak terstruktur, karena ide utamanya hanya ditunjukkan di bagian akhir.
Menurut struktur piramida, generalisasi pertama kali diperkenalkan, dan kemudian argumentasi diberikan. Kisah di atas lebih mudah dipahami jika Anda menyusunnya secara berbeda.
Contoh. "Itu adalah pertandingan sepak bola yang sangat mengerikan: kursi dingin, saya hampir berkelahi, dan Italia kalah."
Kelompokkan ide-ide serupa dan kemudian ungkapkan masing-masing kelompok dalam satu kalimat
Saat membuat piramida, gunakan pendekatan bottom-up: pertama-tama daftarkan semua tesis ini, kelompokkan yang mengarah pada kesimpulan yang sama. Kemudian ungkapkan setiap kelompok dalam satu kalimat. Setiap generalisasi seperti itu adalah puncak piramida.
Ulangi prosedur untuk grup yang tersisa. Akibatnya, gagasan utama dari seluruh dokumen akan dinyatakan dalam satu kalimat. Piramidamu sudah siap.
Contoh. Tesis ini "basis pelanggan kami tumbuh", "setiap pelanggan membeli lebih banyak" dan "kami meningkatkan harga kami" dapat dinyatakan dalam satu kalimat: "penjualan kami tumbuh". Kemudian Anda dapat mengelompokkan generalisasi ini dengan yang lain, misalnya, dengan "biaya tetap kami dikurangi" dan "biaya variabel kami dikurangi", dan ungkapkan grup baru ini dengan kalimat umum: "pendapatan kami tumbuh".
Pengelompokan dan peringkasan itu sederhana, tetapi Anda harus mematuhi aturan dasar:
- Setiap pemikiran yang diungkapkan dalam piramida harus merupakan deskripsi singkat dari tesis yang dikelompokkan. Jangan pernah menggunakan generalisasi yang tidak berarti seperti "ada tiga alasan untuk memasuki pasar Austria." Ini adalah coretan ekstra, karena penulis tidak repot-repot menyamaratakan tiga alasan bagi pembaca.
- Abstrak dalam kelompok apa pun harus secara logis serupa dan pada tingkat abstraksi yang sama. Artinya, suatu kelompok tidak dapat terdiri dari "apel", "buah-buahan" dan "meja": apel dan meja secara logis tidak serupa, dan "buah" adalah istilah abstrak yang merujuk pada tingkat piramida yang lebih tinggi.
Dasar Pemikiran: Menarik kesimpulan dari rantai data menggunakan deduksi
Setiap generalisasi dalam piramida harus menimbulkan pertanyaan dari pembaca, jawabannya diberikan kemudian. Jawabannya dirumuskan dengan metode deduksi.
Pengurangan adalah proses penalaran di mana kesimpulan diambil dari asumsi.
Contoh. Dari asumsi "semua orang fana" dan "Goliath adalah laki-laki," berarti "Goliath adalah fana." Kemudian Anda dapat merangkum seluruh proses penalaran deduktif: "Goliat adalah seorang pria, ia fana."
Untuk rekomendasi, gunakan urutan pengurangan terbalik.
Contoh. “Kita harus merekrut kandidat yang bisa membaca. Calon A dapat membaca. Karena itu, kita harus merekrut kandidat A. ” Jadi urutan asumsi-asumsi-kesimpulan menyembunyikan informasi utama sampai akhir.Rekomendasi biasanya mendapat manfaat dari urutan terbalik: "Kita harus merekrut kandidat A, karena kita membutuhkan seseorang yang bisa membaca, tetapi dia bisa."
Terlepas dari kenyataan bahwa penalaran deduktif adalah proses yang langsung dan alami, itu tidak boleh digunakan dalam penalaran kompleks, di mana beberapa tingkat pembenaran diperlukan untuk mengkonfirmasi asumsi.
Jika Anda mencoba untuk membenarkan kesimpulan dokumen yang kompleks melalui deduksi, asumsi pertama cenderung memiliki beberapa tingkat pembenaran di mana pembaca harus "melewati" untuk mendekati asumsi kedua. Logika ini sangat sulit diikuti.
Pembenaran: menarik kesimpulan dari sekelompok tesis serupa dengan induksi
Jika generalisasi dalam piramida tidak dapat dikonfirmasikan dengan deduksi, gunakan bentuk penalaran yang lebih kreatif - induksi. Induksi menarik kesimpulan dari serangkaian ide, dalam arti, serupa.
Contoh. Kesimpulan "Einstein adalah seorang jenius" dikonfirmasi oleh generalisasi seperti "mempelajari teori relativitas", "mempelajari gravitasi" dan "mempelajari konstanta kosmologis".
Dalam induksi, urutan logis dari argumen tidak sejelas dalam deduksi. Untuk membuat ide itu intuitif bagi pembaca, urutannya harus ditentukan oleh dasar pengelompokan. Jika Anda telah mengelompokkan bagian-bagian dari keseluruhan, misalnya, divisi perusahaan, atur berdasarkan strukturnya, mirip dengan struktur organisasi.
Gunakan prinsip MECE (prinsip saling eksklusif, ketentuan lengkap bersama). Artinya, divisi perusahaan tidak akan menduplikasi fungsi di beberapa divisi, tetapi pada saat yang sama, bagian-bagian yang digabungkan bersama-sama akan menggambarkan organisasi tanpa kehilangan apa pun.
Jika pengelompokan terdiri dari rekomendasi, atur dalam urutan kronologis, dimulai dengan yang pertama.
Contoh. Saat meringkas "Sewa asisten baru," urutan pengelompokan: "Tempatkan lowongan, undang kandidat untuk wawancara, buat keputusan tentang perekrutan."
Jika Anda memiliki elemen yang diklasifikasikan berdasarkan karakteristik umum tertentu, atur sesuai dengan tingkat karakteristik masing-masing elemen.
Untuk membuat rekomendasi, dekati masalah dari sudut pandang sistematis dan visualisasikan menggunakan pohon logis
Dokumen bisnis sering memberikan rekomendasi untuk menyelesaikan masalah. Gunakan proses pemecahan masalah secara langsung untuk membuat rekomendasi.
1. Identifikasi masalah dengan istilah yang jelas dan terukur.
Contoh. “Pabrik kehilangan tiga jam waktu kerja setiap hari; bagaimana ini bisa dihindari? "
2. Cari tahu apa masalahnya.
Contoh. "Masalahnya bukan pada orang atau bahan baku, tetapi pada peralatan: itu rusak setiap hari."
3. Gali lebih dalam - cari tahu mengapa masalahnya ada.
Contoh. "Para pelayan tidak terlatih dengan baik." Ini memungkinkan Anda mengidentifikasi tindakan untuk menyelesaikan masalah. Misalnya, "Tunjuk Guru yang Bertanggung Jawab atau Undanglah Guru Eksternal."
Untuk memecahkan masalah, Anda bisa memvisualisasikannya menggunakan pohon logis. Pohon logis adalah diagram disederhanakan koneksi bercabang dari kiri ke kanan.
Contoh. Pohon keuntungan: kata "Laba" membentuk batang pohon dan dibagi menjadi dua cabang: "Penjualan" dan "Biaya". "Beban" bercabang menjadi "Konstan" dan "Variabel"
Pada akhirnya, pohon akan sangat rinci sehingga masalah dan sumbernya akan menjadi jelas. Dalam contoh ini, Anda dapat memahami bahwa laba berkurang karena kenaikan biaya untuk bahan tertentu.
Menyusun rekomendasi berdasarkan hasil yang dapat Anda capai
Anda telah menemukan solusi untuk masalah pembaca. Sekarang Anda perlu meyakinkan dia untuk mengambil tindakan. Buat rekomendasi seyakin mungkin.
Memberikan rekomendasi, Anda membuat proposal untuk tindakan yang bertujuan mencapai hasil yang diinginkan.Tindakan kelompok berdasarkan hasil yang ingin Anda capai, dan jelaskan sehingga Anda nanti dapat memahami apakah tindakan itu telah tercapai.
Contoh. Pembaca ingin meningkatkan laba mereka.
Rekomendasi yang kurang terstruktur terlihat seperti ini:
1. Indikator studi:
- produktivitas tanaman;
- kepuasan pelanggan.
2. Melakukan pelatihan lebih sering:
- personil pabrik;
- karyawan bagian penjualan.
Ada dua masalah utama dalam struktur seperti itu: pertama, meskipun tindakan yang dikelompokkan memiliki kemiripan eksternal, mereka bertujuan untuk mencapai hasil yang berbeda; kedua, hasil yang diinginkan perlu dirinci untuk kemudian menilai apakah mereka telah tercapai.
Dengan demikian, struktur berikut ini lebih jelas dan meyakinkan:
1. peningkatan 5% dalam penjualan pada kuartal berikutnya:
- memeriksa kepuasan pelanggan;
- Ajari tim penjualan Anda lebih sering.
2. Pengurangan biaya produksi sebesar 2% pada kuartal berikutnya:
- mempelajari produktivitas tanaman;
- Ajari staf instalasi lebih sering.
Tindakan sekarang dikelompokkan berdasarkan hasil yang diinginkan. Selanjutnya, orang dapat dengan mudah menilai apakah tujuan sebenarnya telah tercapai.
Gunakan pengantar untuk memberi tahu pembaca tentang poin-poin penting dalam dokumen dalam 30 detik pertama pembacaan.
Setiap dokumen harus dimulai dengan pengantar singkat untuk memicu minat pembaca dan mengatur tahapan untuk menyelesaikan masalah.
Cara termudah untuk membangkitkan minat pembaca dan membantu fokus pada dokumen adalah menyajikan pengantar dalam bentuk cerita. Mulailah dengan deskripsi situasi (keadaan saat ini), identifikasi masalah, dan akhirnya sarankan solusi.
Contoh. Situasi - “ArgonEx sedang mempertimbangkan berinvestasi di tambang baru di Austria.” Masalah: "ArgonEx sulit untuk memasuki pasar baru." Agar pembaca siap menyetujui pernyataan Anda, baik situasi maupun kerumitannya harus familier baginya.
Masalahnya harus menyebabkan pertanyaan pembaca seperti "Apa yang perlu dilakukan?". Teks utama dokumen berisi jawaban terperinci untuk pertanyaan ini, tetapi dalam 30 detik pertama membaca ide umum pendapat Anda harus dikembangkan.
Dalam pengantar, Anda akan menyuarakan poin utama, serta argumen paling penting:
Contoh. “(Sorotan) ArgonEx dapat memasuki pasar Austria dengan membeli peserta pasar yang ada, karena (1) izin penambangan jarang dikeluarkan untuk perusahaan asing, (2) perusahaan pertambangan lokal dijual murah, dan (3) pesaing menderita kerugian besar dalam situasi yang sama mencoba bertindak sendiri. "
Gunakan tajuk dan format untuk menunjukkan struktur piramida.
Untuk membimbing pembaca melalui struktur piramida, pertama-tama tunjukkan. Metode yang paling populer adalah judul yang mengindikasikan level dan kelompok ide. Gunakan indentasi untuk menekankan tingkat piramida; angka desimal juga sering ditambahkan (1, 1.1, 1.1.1). Contoh:
Nama dokumen
Di sini mereka menulis pengantar dan menunjukkan argumen utama, serta gagasan utama bagian.
1. Bagian pertama
Selalu bayangkan setiap grup judul dan poin kunci.
1.1. Subbagian pertama
Gagasan ayat ini didukung oleh paragraf bernomor berikut.
1.1.1. Mengonfirmasi gagasan ayat pertama
1.1.2. Mengonfirmasi gagasan ayat pertama
1.2. Subbagian kedua
2. Bagian kedua
2.1. Subbagian pertama
2.2. Subbagian kedua
Pembaca, sebagai aturan, membaca judul dengan lancar, oleh karena itu tidak perlu menginvestasikan ide utama di dalamnya. Buat mereka singkat, mengekspresikan esensi dari bagian tersebut. Ketika menggunakan judul tampaknya terlalu formal, cobalah untuk menekankan poin utama, argumen, dll. Dalam teks.
Dalam pesan yang sangat singkat, lekukan adalah cara yang paling tepat untuk menyampaikan struktur sederhana. Contoh:
Untuk menelepon pada hari Senin, saya membutuhkan data berikut untuk Jepang:
- Volume penjualan
- Beban
- Trend pasar
Gunakan transisi yang jelas antara kelompok argumen sehingga pembaca tidak kehilangan utas
Bahkan struktur piramida yang paling logis tidak berguna jika pembaca tidak mengimbanginya. Bergerak di antara bagian dan subbagian, pembaca harus tahu kapan transisi terjadi. Salah satu caranya adalah dengan menunjukkan kesimpulan utama dari yang sebelumnya di awal bagian baru.
Contoh. Jika dalam bab terakhir ada generalisasi "ArgonEx memiliki terlalu banyak stok", bab berikutnya tentang logistik dapat dimulai sebagai berikut: "Selain terlalu banyak stok, proses logistik ArgonEx tidak efektif". Jadi pembaca akan mengerti bahwa Anda telah beralih ke sub-segmen baru dari piramida.
Jika bab ini sangat panjang dan rumit, lengkapi dengan ringkasan singkat tentang poin-poin utama sebelum melanjutkan.
Jika dokumen terdiri dari rekomendasi, Anda dapat menyimpulkannya dengan bagian sederhana dan praktis "Tindakan lebih lanjut".
Hal yang paling penting
Susun pikiran Anda sebelum mulai menulis.
Cara menyusun ide secara efektif
- Bantu pembaca - membangun pikiran dalam bentuk piramida;
- Kelompokkan ide-ide serupa, dan kemudian ungkapkan masing-masing kelompok dalam satu kalimat;
- Pembenaran: menarik kesimpulan dari rantai data menggunakan metode deduksi;
- Pembenaran: menarik kesimpulan dari sekelompok poin yang sama dengan induksi.
Cara membuat rekomendasi yang bermanfaat
- Dekati masalah dari sudut pandang sistematis dan visualisasikan dengan bantuan pohon logis;
- Struktur rekomendasi Anda berdasarkan hasil yang dapat Anda capai bersama mereka.
Cara mengekspresikan struktur yang diinginkan dalam kata-kata
- Gunakan pengantar untuk memberi tahu pembaca tentang poin-poin penting dalam 30 detik pertama pembacaan;
- Gunakan tajuk dan pemformatan untuk menunjukkan struktur piramida;
- Gunakan transisi yang jelas antar kelompok argumen sehingga pembaca tidak kehilangan utasnya.
