Cara menertibkan tanpa kehilangan kesabaran
Metode Getting Things Done (atau GTD) didasarkan pada perenungan hasil dan mendefinisikan "langkah selanjutnya". Gagasan utama GTD membantu mendefinisikan tujuan dengan jelas, dan kemudian setiap langkah menuju pencapaian tujuan ini. Metode ini cocok untuk mengatur presentasi di tempat kerja, dan untuk merencanakan pembelian Natal.
Setiap tugas harus kecil sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat, dan kurangnya waktu atau motivasi tidak dapat menghentikan Anda. Pendekatan ini membantu mencapai semua tujuan hidup Anda, membantu menghindari stres.
Saat mengatur proyek menggunakan metode GTD, Anda akan selalu siap untuk mulai mengerjakan tugas dengan segera, terlepas dari apa yang terjadi di sekitar dan di mana Anda berada. GTD membuat langkah selanjutnya begitu mudah bagi Anda sehingga Anda tidak ingin menundanya.
Dalam buku ini Anda akan menemukan beberapa alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk bekerja secara efektif dan mempertahankan pikiran yang sadar; serta rekomendasi tentang sikap apa yang perlu dikembangkan untuk menerapkan prinsip-prinsip dasar GTD.
Otak Anda adalah alat berpikir, bukan perangkat penyimpanan
Menjadi sukses dalam pekerjaan Anda berarti menjadi organisator yang baik. Ini sangat penting bagi pekerja mental, yang menyulap puluhan tugas dan proyek secara bersamaan merupakan kenyataan sehari-hari. Kesulitan muncul ketika garis tipis antara kehidupan pribadi dan profesional kita kabur. Ini karena otak kita mencoba untuk mencari tahu masalah yang belum terselesaikan dan mengingatkan kita tentang mereka pada saat yang paling tidak menguntungkan - bahkan jika kita lebih suka mengatasinya nanti.
Untuk menjaga agar semua informasi kompleks tentang kehidupan tetap terkendali, banyak dari kita memperlakukan otak kita seperti laci meja atau buku catatan. Kita menyalahgunakan otak kita, memaksanya untuk menyimpan semua jenis informasi. Menyumbat kepala kita dengan informasi tentang tugas yang belum selesai, pertemuan yang akan datang, dan komitmen lain, kita secara sembarangan menyia-nyiakan kemampuan otak kita untuk berpikir, yang membuatnya sulit untuk berkonsentrasi pada pekerjaan nyata.
Untuk bekerja seefisien mungkin, kita harus membebaskan pikiran kita dari segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan tugas yang kita lakukan pada saat tertentu. Gunakan 100% kemampuan pikiran Anda untuk fokus pada tugas.
Jika Anda ingin berpikir jernih, Anda membutuhkan “keranjang untuk mengumpulkan materi” yang andal di luar pikiran Anda
Otak kita memiliki satu sifat yang menjengkelkan - otak tidak pernah membiarkan kita melupakan apa yang perlu kita rawat. Kita terus-menerus "dibombardir" dengan informasi baru, yang juga menempati tempat di pikiran kita. Setiap ide baru, setiap ingatan dan setiap masalah yang kita lupa selesaikan mengalihkan perhatian kita dari bisnis utama.
Selalu gunakan apa yang disebut "keranjang untuk mengumpulkan bahan": tempat di luar pikiran Anda di mana Anda dapat menaruh informasi atau ide yang tidak ada. Anda akan tahu persis di mana menemukan informasi itu nanti, kapan Anda punya waktu untuk itu. Ini memungkinkan Anda untuk benar-benar fokus menulis surat, berbicara dengan kolega, atau memotong rumput.
“Keranjang untuk mengumpulkan materi” Anda dapat berupa notepad, daftar di komputer / ponsel Anda atau bahkan kotak tempat Anda dapat meletakkan benda dan dokumen. Keranjang Anda (atau keranjang) untuk mengumpulkan materi harus diletakkan di dekat Anda - jadi akan mudah bagi Anda untuk mengekstrak informasi yang jika tidak Anda kumpulkan di pikiran Anda.
Buang sampah - kosongkan semua "keranjang" eksternal setiap minggu
Agar sistem berfungsi dengan lancar, Anda harus mendukungnya. Kembangkan kebiasaan meninjau dan mengosongkan keranjang seminggu sekali. Sistem "keranjang untuk mengumpulkan bahan" berfungsi karena memberi istirahat pikiran dengan keyakinan bahwa itu tidak akan kehilangan atau melupakan informasi penting.
Jika sistem tidak diperbarui, ia tidak lagi dapat diandalkan, dan otak menjadi waspada dan berhenti memercayainya. Segera setelah ini terjadi, pikiran bawah sadar akan kembali terganggu oleh masalah yang belum terselesaikan dan tugas yang belum selesai. Anda harus hati-hati mempertimbangkan semua tugas Anda dan menertibkan, dipandu oleh aturan berikut:
- Coretkan tugas-tugas yang tidak penting dari daftar.
- Jika Anda dapat memecahkan masalah dengan sangat cepat (dalam dua menit atau kurang) - lakukan segera.
- Simpan informasi penting di tempat yang aman. Jika ini adalah rapat, proyek, atau tugas tertentu, pindahkan ke daftar yang sesuai.
- “Pembersihan keranjang” secara teratur adalah satu-satunya cara untuk memastikan kinerja yang andal dan menghindari stres.
Mengosongkan "keranjang", urutkan bahan berdasarkan daftar
Tidak peduli bagaimana bahan di "keranjang" Anda berbeda, Anda tidak perlu mengklasifikasikan dan mengurutkannya menjadi "kotak" atau daftar yang terpisah.
Sebagian besar daftar yang harus dilakukan tidak berfungsi karena mereka berubah menjadi “vinaigrette” tugas, pemikiran, dan informasi. Daftar tersebut harus mencakup hanya tugas-tugas spesifik yang layak, tetapi kami menulis semuanya tanpa pandang bulu ke dalamnya dan oleh karena itu sangat mudah untuk melupakan tugas-tugas layak individu.
Bagaimana cara mengatur barang di keranjang Anda?
- Hapus semua yang tidak penting, selesaikan tugas kecil dan tambahkan rapat atau tenggat waktu ke kalender Anda.
- Jika ini adalah pekerjaan yang kompleks (yaitu, itu membutuhkan implementasi beberapa tugas khusus), sertakan dalam proyek dengan tujuan yang jelas.
- Semua tugas lain harus dimasukkan dalam daftar Tindakan Berikutnya.
Daftar "Proyek" memberikan gambaran umum dari semua proyek Anda saat ini.
Proyek adalah komponen utama dari setiap sistem peningkatan produktivitas. Sebuah proyek adalah hasil yang diinginkan yang membutuhkan tindakan multi-langkah. Untuk menentukan tugas apa yang harus terdiri dari proyek, bayangkan hasil yang ingin Anda capai dan jelaskan hasil yang diinginkan dalam satu kalimat. Memikirkan hasil membantu merumuskan tugas-tugas spesifik yang akan membawa Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan proyek.
Daftar ini berisi semua proyek yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Ini akan membantu Anda melacak dan mengendalikan semua proyek yang sedang berlangsung, meningkatkan produktivitas, dan bersantai.
Dengan memperbarui daftar setiap minggu, pastikan setiap proyek dijadwalkan langkah demi langkah. Semua tindakan yang membentuk proyek termasuk dalam daftar "Tindakan Selanjutnya". Ini adalah tugas khusus yang dapat mencapai tujuan apa pun.
Ganti daftar tugas harian Anda dengan kalender dan daftar Tindakan Berikutnya.
Daftar harian urusan saat ini tidak efektif - mereka mendistorsi waktu Anda, menyesatkan Anda dan membuat Anda percaya bahwa Anda benar-benar punya waktu untuk melakukan semua hal di atas dalam sehari. Perencanaan yang tidak realistis semacam itu mengarah pada kekecewaan, kehilangan waktu dan kegagalan untuk apa yang Anda lakukan sebelumnya.
Metode yang jauh lebih efektif adalah bekerja dengan kalender dan daftar Tindakan Berikutnya. Kalender hanya melayani satu tujuan: untuk mencatat janji temu. Segala sesuatu yang berhubungan dengan hari atau jam tertentu - pertemuan atau kunjungan dokter - harus dicatat pada kalender.
Masukkan semua tugas atau langkah spesifik lainnya di daftar Tindakan Berikutnya. Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat memutuskan tugas mana yang paling relevan, dan apakah Anda punya waktu untuk menyelesaikannya.
Di mana pun Anda berada, Anda harus selalu memiliki daftar "Tindakan Selanjutnya" dengan Anda. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk memilih tugas mana yang masuk akal untuk diselesaikan.
Jika Anda memiliki tugas yang direncanakan dan dipilih dengan baik, tidak akan sulit bagi Anda untuk memutuskan mana yang masuk akal untuk ditangani.Bayangkan Anda berada di bandara dan penerbangan Anda tertunda selama satu jam. Dalam situasi ini, tanyakan pada diri sendiri:
- Tugas apa yang harus saya pilih sekarang?
- Tugas apa yang bisa saya selesaikan dalam waktu yang ditentukan?
- Untuk tugas apa saya memiliki energi yang cukup pada waktu tertentu?
- Tugas mana yang memiliki prioritas tertinggi?
Jika Anda memiliki terlalu banyak tugas yang direncanakan, masuk akal untuk mendistribusikannya ke beberapa daftar dan repositori. Misalnya, satu daftar dapat disimpan di smartphone, dan yang lainnya di komputer. Setelah mengurutkan tugas dengan cara ini, Anda akan tahu mana yang dapat Anda lakukan saat berada di meja Anda atau di rapat, atau saat menunggu di bandara.
Daftar tunggu akan sangat membantu ketika bekerja dengan orang lain.
Semua proyek saat ini harus terdaftar dalam daftar Proyek. Saat menggunakan daftar "Tindakan Selanjutnya", Anda dapat memastikan bahwa Anda secara konsisten mengerjakan tugas, yang masing-masing membuat proyek Anda lebih dekat ke penyelesaian.
Dalam kebanyakan kasus, Anda harus bergantung pada orang lain yang bertanggung jawab atas bagian individu dari setiap proyek. Tetapi ini tidak berarti bahwa Anda harus menyerahkan kendali atas kemajuan proyek Anda.
Setiap kali Anda bergantung pada pekerjaan orang lain - Anda sedang menunggu laporan dari seseorang untuk terus mengerjakan presentasi - ada baiknya menyimpan daftar "Pending". Jadi Anda bisa mencatat semua yang orang lain harus berikan kepada Anda, bersama dengan tenggat waktu.
Dengan memperbarui daftar ini setiap minggu, Anda akan melihat siapa dan bagaimana melakukan pekerjaan mereka. Anda akan memiliki tugas khusus yang baru: untuk mengingatkan orang ini akan kewajibannya.
Jika tugas ini memakan waktu tidak lebih dari dua menit, lakukan segera. Jika tidak, tambahkan ke daftar "Tindakan Berikutnya" atau ke salah satu daftar yang lebih spesifik dan dengan ramah mengingatkan orang bahwa Anda masih menunggu laporannya.
Simpan informasi untuk hari tertentu di kalender atau lemari arsip
Anda dapat merencanakan banyak hal sebelumnya, tetapi kadang-kadang Anda harus menunggu informasi tertentu sebelum mengubah materi dari "keranjang" Anda menjadi tugas atau rapat tertentu.
Contoh. Jika Anda merencanakan pameran dagang yang menarik, maka Anda mungkin ingin menunggu sebentar dan melihat para pesertanya sebelum memutuskan apakah masuk akal untuk hadir. Jika informasi tersebut tidak tersedia untuk Anda sebelumnya, yang terbaik adalah menunda keputusan.
Dalam kasus di mana Anda tidak punya pilihan dan Anda harus merencanakan semuanya pada menit terakhir, strategi berikut akan berguna:
- Jadikan diri Anda pengingat untuk hari tertentu di kalender.
- Simpan file yang membantu Anda mengakses informasi yang tepat pada waktu yang tepat.
Lemari arsip adalah sistem yang sangat akurat dan logis. Ini terdiri dari 43 file: 31 file untuk hari dalam sebulan dan 12 untuk bulan dalam setahun. Setiap hari Anda akan dapat memeriksa dokumen, pengingat atau materi yang "dikirim" kepada diri Anda sendiri.
Agar sistem berfungsi, Anda harus menggunakan dan memperbaruinya setiap hari, dan ini yang paling sulit.
Untuk gagasan yang mungkin menjadi relevan di masa mendatang, tambahkan ke Daftar Sekali / Mungkin.
Daftar ini mencakup semua yang tidak ada dalam daftar "Tindakan Selanjutnya" atau "Proyek", tetapi itu tidak boleh mengganggu kepala. Daftar Once / Possiblely berisi semua materi yang belum Anda ubah menjadi ide atau tugas tertentu. Jangan meremehkan manfaatnya. Ini memungkinkan Anda untuk melacak ide-ide proyek yang mungkin sangat penting di masa depan. Ide-ide dalam daftar ini dapat dibagi menjadi beberapa kelompok. Sebagai contoh:
- “Perjalanan yang ingin saya lakukan”;
- "Anggur yang ingin saya coba";
- "Musik yang ingin aku dengarkan."
Seperti "Langkah Berikutnya", daftar "Once / Maybe" akan membantu Anda menemukan informasi yang Anda butuhkan pada waktu yang tepat. Daftar lebih dapat diandalkan daripada memori Anda sendiri.
Daftar Once / Possiblely harus ditinjau dan diperbarui secara berkala jika Anda ingin menggunakannya secara efektif.
Tempat kerja yang terorganisir dan revisi mingguan sistem Anda meningkatkan produktivitas
Semua daftar bahan harus dapat diakses dari tempat kerja Anda. Buat "bilik kendali" - sistem seluler yang berfungsi untuk mendapatkan akses ke informasi, di mana pun Anda berada. Sangat penting untuk membuat daftar dan sistem file yang dapat Anda bawa ke mana pun Anda pergi: bahkan jika Anda terjebak di bandara atau badai salju, Anda masih bisa produktif.
Teknik GTD memungkinkan Anda untuk merasa tenang dan mengendalikan semua proyek saat ini: memantau kemajuan mereka dan memastikan bahwa mereka bergerak maju.
Sistem produktivitas Anda harus selalu relevan dan lengkap. Pikiran Anda akan rileks dan dapat berkonsentrasi penuh pada tugas hanya jika Anda mempercayai sistem Anda.
Dengan meninjau semua daftar Anda setiap minggu, Anda akan memastikan bahwa sistem Anda tetap berfungsi - setiap proyek saat ini dikaitkan dengan setidaknya satu "Tindakan Selanjutnya" dalam daftar yang relevan dan mudah diakses. Anda akan memiliki gagasan umum tentang semua yang terjadi. Revisi membantu untuk melihat "hutan" tanpa melupakan "pohon-pohon."
Jumlah waktu yang Anda habiskan untuk tinjauan mingguan tergantung pada seberapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk merasa aman dan membangun kepercayaan terhadap sistem.
Rencanakan ulasan mingguan Anda, seperti Jumat malam. Ini akan memungkinkan Anda untuk menutup pekerjaan Anda dan pergi untuk akhir pekan dengan pikiran jernih dan rasa kontrol.
Perencanaan alami menjelaskan tujuan dan langkah selanjutnya dari proyek Anda
Pengembangan proyek adalah proses yang agak tidak wajar dan tidak logis. Anda harus memikirkan dan merencanakan semua langkah di muka, belum membayangkan tujuan yang jelas. Gunakan metode perencanaan alami yang mencerminkan aktivitas harian Anda.
Contoh tindakan sehari-hari: Anda lapar dan membentuk tujuan yang tidak jelas ("Saya harus makan sesuatu"), dan kemudian menentukannya ("Saya ingin pizza"). Pada titik ini, beberapa ide muncul di kepala Anda tentang cara mencapai tujuan ini ("Saya bisa membuat pizza, atau memesannya, atau pergi ke restoran"). Setiap langkah yang perlu Anda ambil di sepanjang jalan menjadi jelas.
Terapkan cara berpikir ini ke proyek Anda yang sebenarnya: mulailah dengan definisi tujuan yang paling spesifik. Tidak ada salahnya menghabiskan waktu untuk menetapkan tujuan, karena semua tindakan selanjutnya akan tergantung pada ini. Ketika tujuannya jelas, pikiran Anda secara otomatis akan mulai melakukan brainstorming. Sehingga Anda bisa memunculkan ide-ide yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Taktik yang bagus adalah mulai bertukar pikiran dari luar; misalnya, tulis dan simpan ide-ide Anda di atas kertas.
Setelah Anda mengumpulkan semua ide Anda, Anda harus mengatur dan mengelompokkannya, dan kemudian menentukan tindakan spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Perencanaan alami sangat menjelaskan pekerjaan pada proyek dan membuatnya menarik, cepat dan intuitif.
Hal yang paling penting
Bagaimana cara bekerja secara efisien dan dengan kepala jernih?
- Otak Anda adalah alat berpikir, bukan perangkat penyimpanan. Jika Anda ingin berpikir jernih, Anda membutuhkan "keranjang untuk mengumpulkan bahan" yang andal di luar pikiran Anda.
- Buang sampah - kosongkan semua "keranjang" eksternal setiap minggu.
- Saat menyortir "keranjang", sortir bahan sesuai dengan daftar tematik.
Alat Sederhana Menyusun Metode GTD
- Daftar "Proyek" memberikan gambaran umum dari semua proyek Anda yang sedang berlangsung.
- Gunakan kalender dan daftar Tindakan Berikutnya sebagai ganti dari daftar tugas harian.
- Daftar tunggu sangat berguna ketika Anda bekerja dengan orang lain.
- Simpan informasi untuk hari tertentu di kalender atau lemari arsip.
- Semua ide yang berpotensi menarik harus dimasukkan dalam daftar Once / Possiblely.
- Tempat kerja yang terorganisir dan tinjauan mingguan sistem Anda sangat diperlukan untuk pekerjaan yang produktif.
Bagaimana menerapkan prinsip dasar GTD?
Perencanaan alami menjelaskan tujuan dan langkah selanjutnya dari proyek Anda dan membuatnya lebih mudah untuk mengerjakannya.